Аудит системы электронного документооборота Киевской горгосадминистрации (КГГА) “АСКОД” за 1 полугодие 2016 года выявил наличие недостатков и проблем, связанных как с недостаточной функциональностью программного обеспечения, так и с человеческим фактором.
Об этом KV стало известно из справки Департамента внутреннего финансового контроля и аудита КГГА от 5.08.2016, опубликованной на его официальном сайте.
Система обращения с документами в КГГА установлена:
-
Регламентом КГГА (распоряжение КГГА от 8.10.2013 №1810);
-
Порядком работы с документами в информационно-телекоммуникационной системе “Единый информационный простор территориальной общины города Киева” (ИТС ЕИПК) на базе системы электронного делопроизводства “АСКОД” (распоряжение КГГА от 28.12.2012 №2368);
-
Технологической картой согласования распоряжений КГГА (распоряжение КГГА от 30.10.2015 №1065).
Аудиторы проверили работу системы за период с 1.01.2016-10.06.2016 и выявили нарушения и проблемы в работе с документами, связанные с отсутствием эффективной системы контроля.
Так, структурные подразделения КГГА не выдерживают сроков в 3-5 дней, определенных главой 5 раздела IV Регламента КГГА (хотя в части конкретизации сроков исполнения к Регламенту и Техкарте тоже есть вопросы). 75% проверенных аудиторами документов обрабатывались от 1 до 36 (!) дней.
Разработчики документов не придерживаются установленной этапности согласования проектов. Это усложняет процедуру и приводит к перегрузке персонала. Еще больше времени тратится на дублирование уже согласованных в электронной системе “АСКОД” документов на бумажные носители. Это уже архаизм, но он предусмотрен Регламентов и Техкартой, и это надо менять.
В целом к работе в системе “АСКОД” имеются следующие претензии:
-
в программном обеспечении отсутствует функционал по автоматическому мониторингу и контролю за процессом согласования проектов распоряжений;
-
участники документооборота не заполняют все необходимые строки электронных документов;
-
в системе “АСКОД” отсутствует механизм отзыва проектов распоряжений, утративших актуальность;
-
программа системы “АСКОД” не предоставляет автоматизированные отчеты о причинах задержки рассмотрения проектов документов.
По результатам аудита системы “АСКОД” проверяющие подытожили, что перечисленные недостатки приводят к торможению работы, поэтому ПО системы электронного документооборота “АСКОД” необходимо доработать. Также аудиторы отметили необходимость организовать систему централизованного контроля в Аппарате КГГА и повысить исполнительскую дисциплину в ее подразделениях.
Читайте: Опрос KV: в Киевсовете считают прозрачность власти фикцией
В соответствии с распределением обязанностей между руководителями КГГА за систему документооборота и подготовку распоряжений КГГА отвечает руководитель Аппарата КГГА Владимир Бондаренко (на фото).
Справка *КV
ИТС ЕИПК всутпила в строй 1 января 2013 года, после проведения работ по адаптации программного обеспечения АСКОД с требованиями КГГА. В ИТС ЕИПК автоматизированы все процессы делопроизводства (служебная корреспонденция, обращения граждан, нормативно-распорядительные документы, запросы СМИ, публичная информация, внутренняя корреспонденция), введена электронно-цифровая подпись документов (ЭЦП) с применением надежных средств защиты.
С 1 ноября 2014 в ИТС ЕИПК введен полный электронный документооборот. В настоящее время около 600 должностных лиц используют ЭЦП для подписания документов в системе электронного документооборота. К системе подключено более 563 абонентов и около 4500 пользователей, в т.ч.:
-
секретариат Киевского городского совета – 134 пользователя;
-
аппарат КГГА – 311 пользователей;
-
структурные подразделения КГГА – 1298 пользователей;
-
районные в городе Киеве государственные администрации – 1897 пользователей;
-
предприятия, учреждения и организации, относящиеся к территориальной общине города – 797 пользователей.
По состоянию на 1 января 2015 база данных ИТС ЕИПК содержала более 1 млн 754 тыс. регистрационных карточек документов.
В дальнейшем развитие электронного управления города планируется осуществлять в составе Комплексной городской целевой программы по развитию электронного управления и технической защиты информации в городе Киеве на 2015-2018 годы. Приоритетные задачи на этот период: создание единого финансового пространства города Киева (онлайн-бюджет), системы управления имущественным комплексом территориальной общины города Киева, внедрение информационных ресурсов “Поручение избирателей”, “Е-услуги”, “Е-медицина”, “Е-образование” и другие.
