В Киевской горгосадминистрации (КГГА) сообщили, что полностью перешли на электронный документооборот согласно распоряжению КГГА № 111 от 23 января 2019 года. Теперь электронные документы будут отправляться через систему электронного взаимодействия органов исполнительной власти (СЭВ ОИВ) и подписываться электронной цифровой подписью с электронной отметкой времени, что по правовому статусу приравнивается к собственноручной подписи или электронной печати. В отдельных случаях будет продолжаться создание документов в бумажной форме с собственноручной подписью руководства.
Об этом KV стало известно из сообщения пресс-службы КГГА.
Внедрение электронного документооборота состоялось согласно постановлению Кабинета министров Украины от 17 января 2018 года № 55 “Некоторые вопросы документирования управленческой деятельности” и согласно распоряжению КГГА от 23 января 2019 года № 111, где утверждены единые правила подготовки, согласования и подписания проектов исходящих писем за подписью Киевского городского председателя, первого заместителя и заместителей председателя КГГА в электронной форме с использованием возможностей СЭД АСКОД.
В частности, электронные документы отправляются через СЭВ ОИВ, подписанные электронной цифровой подписью с электронной отметкой времени. Не пользователям системы СЭВ ОИВ документы поступают путем изготовления бумажных копий электронных документов, заверенных в установленном порядке в соответствии с законодательством, как предусмотрено Инструкцией по делопроизводству, утвержденной распоряжением КГГА. При этом не допускается требовать к электронным документам, подписанным либо согласованным с применением электронной цифровой подписи или заверенных электронной печатью.
В аппарате КГГА внедрена автоматическая регистрация исходящих писем за подписью руководства. После выполнения действия “Подписать” система электронного документооборота присваивает проекту исходящего письма в электронной форме регистрационный номер и дату регистрации. Одновременно с наложением на документ электронной цифровой подписи должностного лица файл конвертируется в формат PDF с указанием на всех страницах документа QR-кода, который содержит информацию о подписанте, и штрих-код, который содержит название учреждения, регистрационный номер и дату регистрации.
В то же время создание документов продолжается и в бумажной форме с собственноручной подписью руководства. Это касается, прежде всего, документов:
- содержащих информацию с ограниченным доступом, требование относительно защиты которой установлено законом;
- которые не могут быть применены как оригинал в соответствии с требованиями закона;
- требование по разработке которых в бумажной форме установлена актами Кабинета министров Украины.
Напомним, то в КП “Главный информационно-вычислительный центр” (КП “ГИВЦ) (*) не сбавляют темпов в освоении бюджетных денег на создание и обновление электронных сервисов Киева. На этот раз там решили в очередной “повысить функциональность” программного обеспечения “Электронного архива города Киева”. Соответствующее соглашение стоимостью в 1,6 млн гривен КП без проведения торгов заключило с ЧАО “Центр компьютерных технологий “ИнфоПлюс”, которое год назад также без проведения тендера получило за аналогичные услуги 3 млн гривен.
* КП “ГІОЦ” (код ЄДРПОУ 04013755)
Фото: EcdGroup
